A karbantartási folyamatok kézbentartása nem egyszerű feladat. Miközben a karbantartásra szánt összegek folyamatosan csökkennek, a gépek, berendezések zavartalan működésének biztosítása egyre nagyobb szakértelmet és szervezést igényel. Ilyenkor merül fel az igény, hogy egy szoftver használatával egyszerűsítsük a dokumentációs terheket és segítsük a szervezési munkákat.
A megfelelő szoftver kiválasztásánál érdemes körültekintőnek lenni, hogy tényleges segítség legyen a mindennapokban.
Az alábbiakban adunk néhány szempontot, ami mentén érdemes a döntést meghozni.
Egyszerű használat
Nagyon fontos, hogy a karbantartás szoftver használata egyszerű legyen, hiszen a karbantartó munkatársaknak, a termelésnek vagy a vezetőségnek minden nap kell majd a dolgozni vele. Fontos, hogy a kezelő felületek átláthatóak, logikusak legyenek. Ne kelljen gondolkodni, teljesen természetes legyen, hogy hova kell kattintani egy-egy funkció előhívásáért.
Karbantartó felülete
A karbantartó munkatárs számára fontos, hogy az általa használt felületeket könnyen és gyorsan érje el. Olyan
felületre van szüksége, ahol a napi munkát át tudja tekinteni és a munkalapok dokumentálásán végig vezeti a program. Nagy előny, ha a szoftver használható tableten vagy telefonon is. Ebben az esetben nem kell az irodába visszamenni a munkalapot kitölteni, hanem helyben, a gép mellett van rá lehetőség.
Karbantartás tervezés
Az a jó CMMS szoftver, mely segít minket a megfelelő karbantartási terv kialakításában: idő alapú, állapotfüggő, esetleg előrejelző karbantartást is lehetővé tesz. Átlátható felületet áll rendelkezésre a terv megvalósulásának nyomonkövetésére és értesítési rendszer segíti a felkészülést a munkákra. Nagy létszámú karbantartó csapat esetén fontos lehet, hogy a munkatársak beosztása szerint tudjuk a munkát kiosztani.
Jogok
Nagyobb szervezetek esetében felmerülhet a kérdés, hogy kinek melyik funkcióhoz adunk jogot. Bizonyos beállítások vagy a karbantartás tervezése nem biztos, hogy mindenki számára elérhető kell legyen. Egy hibabejelentés funkció esetén is érdemes megfontolni, hogy kinek legyen joga riasztást küldeni.
Karbantartási anyagok
Manapság már elvárás, hogy a berendezéseinkhez rendelkezzünk pótalkatrész listával. Egy jó karbantartási szoftverben ez a lista könnyen elkészíthető, karbantartható, lekérdezhető.
A munkalap dokumentálás része a felhasznált anyagok könyvelése is. Amennyiben ezt a CMMS szoftverrel tudjuk megtenni, a munkalap és a felhasznált anyag összekötése automatikusan megvalósul, így könnyen kimutatható az egyes időszakok, vagy az egyes gépekre vonatkozó anyagfelhasználás. Vannak szoftverek, amelyekben a karbantartási anyagok raktározása is megoldott, az anyag mozgatása be- és kivételezési bizonylatokon keresztül valósul meg. Ennek nagy előnye, hogy a munkalapokra könyvelt anyagok levonódnak a készletről és figyelhetővé válik a következő időszak anyagszükséglete.
Jelentések
Ahhoz, hogy a karbantartási tevékenység valóban hatékonyan tudjon működni, szükséges a munka eredményének monitorozása. MTBF (Mean Time Between Failures) , MTTR (Mean Time To Repair) kimutatások mellett hasznos információkat nyerhetünk, ha tudjuk követni az állásidőket, a karbantartásokra fordított üzemórákat vagy az egyes munkatársak teljesítményét.
Kommunikációs lehetőségek más szoftverekkel, adatimport lehetőségek
Az esetek többségében már működő karbantartási rendszert szeretnénk a szoftverbe áttelepíteni. Ilyenkor már rendelkezünk a gépek listájával vagy az előző karbantartások adataival, ez lehet valamilyen excel táblában, fájl rendszerben vagy egy régebbi szoftverben. Új CMMS szoftver választásakor mindenképp kérdezzünk rá, hogy ezeket az adatokat lehet-e valamilyen adat importtal áttenni az új rendszerbe vagy kézzel kell-e feltölteni majd adatokkal.
Másik fontos szempont lehet, hogy bizonyos adatoka képes legyen az új rendszer átvenni, szinkronizálni más szoftverekkel. Nagy létszám, jelentős fluktuáció esetén könnyebbség, ha a munkatársakra vonatkozó adatokat nem kell két helyen karbantartani, hanem a HR adatokat tartalmazó rendszerből automatikusan átveszi a CMMS szoftver. Szükség lehet még a gép lista vagy a karbantartási anyagok, készletek szinkronizációjára is.
Ahogyan a gépjeink is egyre magasabb automatizáltsági fokkal rendelkeznénk, úgy szeretnénk mi is a folyamatainkat egyre magasabb fokon automatizálni. Ennek egy eleme lehet pl. ha a szoftver képes a berendezéseinktől jelet fogadni és így automatikusan munkalapot indítani egy leállás esetén vagy az állásidő értékét figyelni a gépeken. A hatékony prediktív karbantartás előfeltétele is az, hogy rendszeres időközönként egy adott jellemzőről rendszeres mérési értéket tudjunk továbbítani a szoftver számára.
Támogatás
Érdemes előre tisztázni, hogy a szoftvert kínáló cég milyen támogatást tud nyújtani a használat során. A kezdeti lépésekhez, a szoftver beüzemelés kihívásainak leküzdéséhez jó, ha rugalmas segítséget kaphatunk és az is fontos lehet, hogy a saját nyelvünkön tudjunk kommunikálni. A későbbi problémák bejelentése és a panaszkezelésnek folyamata meghatározó lehet a szoftver gördülékeny üzemeltetésében.
Egyéb extra, de annál hasznosabb funkciók
Check listák
A karbantartások során meghatározott feladatokat kell elvégezni. Jó, ha ezeket check-listákba rendezhetjük, és a karbantartó egy gombnyomással elvégzettnek tudja jelölni ezeket a feladatokat. Ugyanazon gépen a különböző (heti, havi, éves, stb.) ciklusú karbantartások esetén általában az is különbözik, hogy milyen munkákat kell végrehajtani. Érdemes megvizsgálni, hogy a kinézett CMMS alkalmazás képes-e a különböző ciklusokhoz különböző feladatokat rendelni.
Csoportos beállítások
Ha jellemzően hasonló berendezésekből épül fel a gépparkunk, akkor érdemes olyan szoftvert keresni, ahol a tervezés vagy
a feladatlisták szerkesztését nem kell minden gépre egyesével, hanem csoportonként lehet elvégezni.