t-method UNTERSTÜTZUNG BEI DER LENKUNG DER DOKUMENTE

Die Voraussetzung zu einem erfolgreichen Management und einer erfolgreichen Unternehmenstätigkeit ist ein perfekt verwaltetes Dokumentationsmanagement. Die effektive Verwaltung eines Managementsystems bedarf einer mehrschichtigen, die Prozesse exakt definierende Dokumentation. Diese Dokumentation regelt und stellt die Produktions- bzw. die Dienstleistungsprozesse dar und richtet sich nach den strategischen Zielsetzungen des Unternehmens. Die t-method Software bietet Unterstützung für alle Managementdokumente in der Erarbeitungsphase, sowie in der Pflege, Prüfung und Archivierung.

Die Erarbeitung der Dokumente

Die t-method Software ist geeignet zur Versionsverwaltung aller Dokumente (gemäß den Forderungen der Norm ISO/TS 16949), die

sowohl in der t-method Software durch strukturierte Dateneingabe, wie z.B. Prozesslandkarten, Prozessbeschreibungen, Prozessablaufdiagramme, PFMEA-s, Produktionslenkungspläne und Matrizes der besonderen Merkmale,
als auch in sonstigen elektronischen Formen (Word, Excel, PDF usw.) erstellt wurden (sogenannte mitgeltende Dokumente, wie z.B. Produktzeichnungen,

Prüfung und Freigabe

Die Versionsverwaltung erfolgt im Projektsystem, so können die über einen gemeinsamen Dateninhalt verfügenden Dokumente zusammen gehandhabt werden, und auf diese Weise ist die Datenkohärenz für die Anwender gewährleistet.
Die Befugnisse zum Prüfen und zur Freigabe können nur durch die Mitarbeiter mit entsprechenden Befugnissen erteilt werden.
Ein Dokument kann ohne die Durchführung der im Voraus definierten Prüfungen und Freigaben, bzw. ohne die Zustimmung aller Betroffenen nicht freigegeben werden. Die Prüfungen und Freigaben erfolgen durch elektronische Unterschrift.
Im Laufe des Freigabeprozesses bekommen alle Betroffenen eine elektronische Nachricht über die auszuführenden Aufgaben, Eintragungen und Statusänderungen.
Im Laufe des Freigabeprozesses können die Betroffenen ihre Entscheidungen kommentieren, die für alle weiteren Betroffenen zugänglich und rückverfolgbar sind.

Verwendung

Bei der Freigabe eines Dokuments sind den Mitarbeitern ab sofort nur die gültigen, aktuellen Vorgaben zugänglich.
Bei der Freigabe eines Dokuments, aktualisieren sich die Listen automatisch.
Die t-method Software fördert die zu 100% papierfreie Dokumentenlenkung und Anwendung.
In der t-method Software besteht die Möglichkeit, die Verteilung sowohl in elektronischer Form, als auch in Papierform durchzuführen.
Mitarbeiter mit Computern werden in E-Mail über die Änderungen benachrichtigt.
Mitarbeiter ohne Computer werden in die Änderungen von dem zuständigen Trainer eingewiesen. Sie werden auch per E-Mail über die Änderungen benachrichtigt und mit Hilfe einer Verteilungsliste wissen sie Bescheid, an welche Mitarbeiter sie die Informationen weitervermitteln müssen.
Die Verteilung der Dokumente ist vollständig dokumentiert, sie ist sowohl je nach Dokumenten, als auch je nach Mitarbeitern rückverfolgbar.
In der t-method Software können die Einsichtbefugnisse je nach Dokumenten geregelt werden.
Die Mitarbeiter, die nur über eine Abfragebefugnis verfügen, können mit Hilfe von schnellen und einfachen Suchsystemen nur das Surface erreichen, wo die nur für sie relevanten Informationen zu finden sind.
Die erstellten Dokumente können in Excel oder auch in PDF Format importiert werden.
Durch ein Warnsystem wird es sichergestellt, dass die regelmäßige Dokumentenüberprüfung, die wegen der einschlägigen Vorgaben bevorstehen, nicht versäumt wird.

Archivierung

Die in der t-method Software versionierten Dokumente werden archiviert und können rückverfolgt werden.
Alle erfassten Dokumente (die aktuellen, die archivierten und die unter Bearbeitung stehenden) können abgefragt werden.
Die im Laufe des Versionierungsprozesses dokumentierten Eintragungen, die Namen der Mitarbeiter, die bei der Prüfung und Freigabe beteiligt waren und die Daten der Ereignisse können abgefragt werden.
Die Daten in der Dokumentenmatrix können zu beliebigen Zeitpunkten und die Dokumentenverteilung kann in Bezug aller Mitarbeiter abgefragt werden.
Die Abfrage der APQP Dokumente mit besonderer Hinsicht auf die FMEA wird durch ein vielseitiges Abfragepanel unterstützt. Es ist eine komplett integrierte Wissensbank.
Die erstellten Dokumente können in Excel oder auch in PDF Format importiert werden.

Messung der Effizienz (E-Prüfung)

Mit Erscheinung der neuen Norm taucht der Anspruch sowohl seitens der Auditoren, als auch seitens der Käufer immer stärker auf, dass wir die Effizienz unserer Tätigkeit nachweisen. Punkt 7.2 von ISO 9001:2015. Diese neue Anforderung soll durch das Modul Effizienzmessung (E-Prüfung) befriedigt werden. Mithilfe dieses Moduls können die Verwender das Erkennen eines jeden Dokuments durch Prüfung kontrollieren und dokumentieren. Die Verwender sind imstande, zu jedem Dokument, das im T-Methode-System versioniert ist,

Fragensammlungen, beziehungsweise
Fragen zu definieren.

Jeder Verwender, auf den sich ein Dokument bezieht, kann das Erkennen des Dokuments so nachweisen, dass er die innerhalb der Software vorherein eingestellten Fragen elektronisch beantwortet. Wenn die Prüfung erfolgreich ist, wird das Dokument automatisch den Status „erkannt“ bekommen und das Ergebnis der Prüfung wird zum gegebenen Verwender gespeichert. Die Prüfung können nicht nur die Verwender, sondern auch die Mitarbeiter durchführen,

auf Tablet oder
Mobiltelefon.