Erfolgreiches Management – effektive Geschäftsabläufe hängen von einem gut organisierten Dokumentationsmanagement ab. Der effektive Betrieb eines Managementsystems erfordert eine Dokumentation von mehreren Ebenen, die den Betrieb genau definiert. Diese Dokumentation regelt und macht die Produktions-/Dienstleistungsprozesse transparent und nachvollziehbar und richtet sie an den strategischen Zielen der Organisation aus. t-method Software unterstützt die Entwicklung, Pflege, Steuerung und Archivierung aller Regelwerke.
Register der Dokumente
- Mit t-method Software behalten Sie einfach und transparent den Überblick über Ihre Dokumente.
- Mit Hilfe von Berechtigungsstufen können Sie Regeln für den Zugriff auf Dokumente oder deren Bearbeitung festlegen.
- Die Suche in den Unterlagen wird durch Filtermöglichkeiten und Tabellen erleichtert, die nach Organisation, Art oder Produktionsvorgang geordnet sind.
- Verfallstermine können festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die erforderliche Häufigkeit der Überprüfung erreicht wird.
Bearbeitung von Dokumenten
- In t-method gibt es mehrere Möglichkeiten zur Bearbeitung von Dokumenten.
- Klassischerweise kann jede Art von Datei hochgeladen werden, wenn die Software nur für die Registrierung verwendet wird, es werden nur eine ID und eine Bezeichnung benötigt.
- Es ist auch möglich, mehrere Dateien unter einem ID hochzuladen oder sie automatisch in die in t-method verwendeten Sprachen zu übersetzen und diese Übersetzungen unter dem ID zu speichern.
- Sie können auch Dokumente in t-method bearbeiten: Definitionen, Beschreibungen, Eingabefelder oder andere t-method-Stammdaten können in Ihre Word-Dokumente eingefügt werden.
Versionierung
- Die Unterlagen können bearbeitet, geändert und nach erfolgreicher Prüfung und Abnahme als neue Version in Kraft gesetzt werden.
- Bei der Versionierung sollte angegeben werden, welche Organisationen oder welche Stellen den Inhalt des Dokuments kennlernen müssen.
- Dem Dokument kann eine Liste von Fragen zwecks Effektivitätsprüfung beigefügt werden. In diesem Fall erfolgt eine Prüfung. Das Kennenlernen des Dokuments wird in der Software wird erst nach einem erfolgreichen Test gutgeschrieben.
Verteiler
- Das Dokument kann vom Dozenten auf Papier verteilt werden. In diesem Fall dokumentiert der Ausbilder das Lernen in der Software oder die Teilnehmer der Schulung bestätigen es mit einer digitalen Unterschrift.
- Die Software erstellt einen elektronischen Verteiler. Erst danach kann der Benutzer nach Einloggen das Dokument lesen und kennenlernen.
- Wenn eine Liste von Fragen beigefügt ist, müssen Prüfungsfragen beantwortet werden, um den Kenntnistand zu beweisen.
Abfragen
- Der Kenntnisstand der Dokumente wird in Verteilungsmatrizen dargestellt.
- Das Fälligkeitsdatum von Überprüfungen oder die Liste der Dokumente zur Freigabe können in der Oberfläche einfach abgefragt werden.
