A sikeres menedzsment – eredményes vállalati működés feltétele a jól szervezett dokumentáció menedzsment. Bármilyen irányítási rendszer hatékony működtetéséhez a működést pontosan meghatározó dokumentáció – mégpedig többszintű dokumentáció– szükséges. Ez a dokumentáció szabályozza, valamint áttekinthetővé, átláthatóvá teszi a termelési/szolgáltatási folyamatokat és összhangot teremt a szervezet stratégiai célkitűzéseivel.A t-method szoftver támogatást nyújt az összes szabályozó dokumentumra a kidolgozásban, karbantartásban, ellenőrzésben és az archiválásban.
Dokumentum nyilvántartás
- A t-method szoftver segítségével a dokumentumaink egyszerűen és átláthatóan tarthatók nyilván.
- Jogosultsági szintek segítenek a dokumentumokhoz való hozzáférés vagy szerkeszthetőség szabályainak kialakításában.
- A nyilvántartásban való keresést segítik elő a szűrési lehetőségek és a szervezetenként, típusonként vagy gyártási műveletenként rendezett táblázatok.
- Lejárati idő állítható be, mellyel biztosítható az előírt rendszerességű felülvizsgálat.
Dokumentum szerkesztés
- A t-methodban több lehetőség is van a dokumentumok szerkesztésére.
- Klasszikusan csak nyilvántartásra használva a szoftvert, bármilyen típusú fájl feltölthető, csak azonosítóra és megnevezésre van szükség.
- Arra is van lehetőség, hogy egy azonosító alá több fájlt is feltöltsünk vagy automatikusan lefordítsuk a t-methodban használt nyelvekre és ezeket a fordításokat tároljuk az azonosító alatt.
- A t-methodod belül is szerkeszthetjük a dokumentumokat: definíciókat, leírásokat vagy beviteli mezőket adhatunk a word dokumentumainkhoz, melyeket akár t-method törzs adatokkal is kitölthetünk.
Verziózás
- A dokumentumok verziózhatóak, érvénybe léptethetőek az ellenőrök és jóváhagyó általi elfogadás után.
- A verziózás során meg kell adni, hogy mely szervezetek vagy mely munkakörök számára lesz kötelező megismerni a dokumentum tartalmát.
- A megismerés hatékonyságának mérése érdekében kérdéslista csatolható a dokumentumhoz, mely esetben csak sikeres vizsga esetén írjuk jóvá a szoftverben a dokumentum megismerését.
Elosztás
- A dokumentum elosztása történhet papíron, oktató által. Ebben az esetben az oktató dokumentálja a szoftverben a megismerést vagy az oktatás résztvevői digitális aláírással nyugtázzák azt.
- Felhasználók számára elektronikus elosztást készít a szoftver, ebben az esetben a felhasználó belépve a felületre el tudja olvasni és meg tudja ismerni a dokumentumot.
- Kérdéslista csatolása esetén vizsga kérdésekre kell válaszolni a megismeréshez.
Lekérdezések
- A dokumentumok megismerését elosztási mátrixokban tekinthetjük meg.
- A felülvizsgálatok esedékességét vagy az elfogadásra váró dokumentumok listáját egyszerűen kérdezhetjük le a felületen.