Segítség! Hol van a dokumentum? Miért nem tudom szerkeszteni?
Sorozatunk második részében a Dokumentum kezelés modult használó felhasználóinknak szeretnénk segítséget nyújtani. A hotline megkeresések között nagy számban fordulnak elő a dokumentumok szerkesztési jogaival kapcsolatos kérdések.
Szeretnénk megmutatni, milyen jogok vezérlik a dokumentum menedzsment modulban a szerkesztési lehetőségeinket.
Felhasználói jogcsoportok
Legmagasabb szinten a felhasználói jogok állnak. A felhasználói jogok meghatározása, szerkesztése rendszergazdai feladat, a szervezeteknél egy ember vagy egy szűk kör tudja ezeket állítani.
A szoftverben felhasználó jogcsoportokat tudunk meghatározni és minden egyes jogcsoport esetén beállíthatjuk a csoport saját jogait.
Egy felhasználó több jogcsoportba is tartozhat: pl. más szintű jogokra van szüksége a karbantartás modulban vagy a dokumentum kezelés modulban.
Ha a teljes dokumentum lista üres, nem látunk egy dokumentumot sem, akkor érdemes a rendszergazdát megkérdezni a jogcsoport beállításairól.
Típushoz rendelt jogok
Amennyiben a felhasználó jogcsoportunk alapján van jogunk a dokumentumok szerkesztéséhez, a következő, amit ellenőrizhetünk a dokumentum típus. A dokumentum típusában, a „Készítők kijelölése” fülön adjuk meg azon felhasználók névsorát, aki az adott dokumentum típusban létrehozhat új dokumentumot vagy szerkeszthet egy meglévőt.
Probléma lehet még, hogy ugyan látjuk a dokumentumot a listában, de nem tudunk új fájlt feltölteni hozzá vagy módosítani. Ennek két oka lehet és mindkettő megoldása a verziózás alatt lehet.
Folyamatban van a verziózás
Előfordulhat, hogy a dokumentum kiadás alatt van. Ebben az esetben nem szerkeszthető az érvénybelépésig. Ha mégis szükség van a szerkesztésre, vissza kell vonni a kiadás alól a dokumentumot.
Készítők lista
Másik lehetőség, hogy nem vagyunk a dokumentum készítői között. Aki létrehozta a dokumentumot, az automatikusan bekerül a dokumentum készítőjeként a listába. Mindenki más, aki szerkeszteni szeretné az adott dokumentumot, fel kell vegye magát a készítők közé.
… ha semmi sem segít:
Ha ezek a tanácsok még mindig nem oldották meg a dokumentum szerkesztési problémákat – a karbantartási szerződés keretében elérhető – hotline szívesen áll rendelkezésre telefonon vagy emaileben.